Burn-out voorkomen in organisaties: vier tips

burn-out voorkomen

Wat kunnen organisaties (heel concreet: leidinggevenden en HR professionals) doen om burn-out te voorkomen en om vitaliteit en veerkracht in hun organisatie te versterken? Best veel. Hieronder een aantal praktische handreikingen:

1. Investeer in voorlichting over chronische stress

De eerste tip om burn-out te voorkomen gaat over het kennen van je vijand. Wil je burn-out voorkomen, moet je allereerst weten wat het is. Wat zijn de signalen, de oorzaken, uitlokkende factoren?  Leidinggevenden, HR-adviseurs en álle werknemers hebben voorlichting nodig over chronische stress en burn-out. Zo kunnen zij de signalen bij zichzelf of collega’s herkennen en tijdig aan de bel trekken. Juist middels preventie kunnen werknemers de positieve en leuke aspecten van hun werk vergroten.  Werkgevers kunnen op hun beurt de juiste hulpbronnen aanbieden. Dat scheelt niet alleen veel tijd en geld, maar ook veel (persoonlijk en professioneel) leed.

2. Persoonlijke aandacht is key

De impact van leidinggevenden op de vitaliteit van hun werknemers is groter dan zij zich realiseren. Uit het werk van o.a. Schaufeli blijkt dat leiderschap belangrijk is voor de bevlogenheid van werknemers. De tweede tip als het gaat om burn-out voorkomen, is dan ook leiderschap.

De Duitse Eva-Ellen Weiß stelt in haar onderzoek dat leiderschap een positief invloed heeft op een verstoord evenwicht tussen belasting en belastbaarheid. Met andere woorden: leiderschap helpt werknemers om beter om te gaan met werkdruk en stress. Zo verkleint goed leiderschap de kans op psychische klachten zoals burn-out. Daarbij heeftWeiß gekeken naar drie kenmerken van leiderschap: inspireren/motiveren, intellectueel uitdagen en persoonlijke aandacht. Van deze factoren had persoonlijke aandacht de meeste impact.

Om bevlogenheid te faciliteren, kun je als leidinggevende met je werknemer in gesprek. Niet omdat het moet in het kader van het jaarlijkse gesprekscyclus, maar omdat mensen sociale en relationele wezens zijn. We willen allemaal gezien en gehoord worden. In zo’n gesprek zou je bijvoorbeeld aandacht kunnen besteden een aantal thema’s:

  • Wat drijft ons (als organisatie, maar ook als individu)? Wat is, met de woorden van Simon Sinek, je why? Waarom besta je als organisatie? Waarom werk je als medewerker hier?
  • Wat heb je als gevolg van je ‘why’ te doen, welke resultaten wil je bereiken? Waar streef je naar als organisatie? Wat kun je en ben je bereid te doen als medewerker? Waar is de verbinding, waarmee je elkaar versterkt?
  • Wat heb je nodig (als organisatie én als individu) om datgene wat je wilt bereiken, daadwerkelijk te kunnen realiseren? Dit gaat over ontwikkeling en faciliteiten, in de brede zin des woords.

Daar waar de organisatie en medewerker elkaar vinden, ontstaat de magie. Dit filmpje illustreert mooi waar bevlogenheid en betrokkenheid van medewerkers om draait.

3. Onderzoek de factoren die bijdragen aan vitaliteit en bevlogenheid

Werk kan een bron zijn van zingeving en flow. Het maakt ontwikkeling mogelijk, het kan positieve gevoelens oproepen, zoals plezier, geluk, tevredenheid en bevlogenheid.

Bevlogen werknemers zijn gelukkige werknemers. Ze voelen zich vitaal en energiek, zijn toegewijd aan hun werk en zijn beter in wat ze doen. Ook zijn zij eerder bereid om andere collega’s te helpen. En: ze hebben ook vertrouwen in hun eigen handelen, een soort professionele zelfvertrouwen. De derde tip om burn-out te voorkomen gaat over inzicht in de aan- of afwezigheid van vitaliteitboosters.

Het geheim van bevlogenheid ligt in een goede balans tussen de stressoren enerzijds en de energie- en persoonlijke hulpbronnen anderzijds. Investeer in het vergroten van deze hulpbronnen. Een aantal concrete voorbeelden van deze werkgerelateerde hulpbronnen:

  • steun van collega’s en van de direct leidinggevende
  • een fijne teamsfeer
  • rolduidelijkheid
  • participatie in de besluitvorming
  • positieve feedback over het persoonlijk functioneren
  • afwisseling in het werk
  • autonomie
  • loopbaanmogelijkheden
  • baanzekerheid

De juiste mix kan per team en organisatie verschillend zijn. Ga in gesprek met je medewerkers: wat ervaren zij als hulpbronnen? Wat missen zij het meest? Op basis hiervan kun je als werkgever programma’s ontwerpen.

4. Actie: ontwikkel programma’s voor vitaliteit en bevlogenheid

Er is veel mogelijk als het gaat om het vergroten van vitaliteit, dat is het probleem niet. De uitdaging is om jullie specifieke situatie als uitgangspunt te nemen en maatwerkoplossingen in te zetten. Burn-out voorkomen? De vierde tip is: kom in actie!

One size does not fit all. Begin daarom met een analyse van de huidige situatie. Breng dan de gewenste situatie in kaart, formuleer doelen en zoek dan de oplossingen erbij. Om toch een idee te geven hoe deze oplossingen er uit zouden kunnen zien (dus nogmaals: pas geen copy + paste toe), hieronder wat mogelijkheden op een rij:

  • Om de inzichten over bevlogenheid in te bedden in de dagelijkse praktijk, organiseer lunchbijeenkomsten /themacafés om te praten en leren over bevlogenheid en werkplezier;
  • Draag actief bij aan een sfeer waarin alle werknemers open kunnen delen wat volgens hen bijdraagt aan het verdwijnen van bevlogenheid en het ontstaan van burn-out;
  • Inventariseer individueel of in teams de werkgerelateerde en persoonlijke hulpbronnen. Wat gaat al goed? Wat heeft aandacht nodig? Waar is er in hun ogen sprake van energielek?
  • Zet een jaarprogramma op waarin bevlogenheid en vitaliteit centraal staan. Vraag werknemers om mee te denken en om onderdelen van het programma te verzorgen;
  • Neem de talenten van werknemers als uitgangspunt, in plaats van de formele functiebeschrijvingen. Plooi functies naar het individu, in plaats van andersom;
  • Besteed aandacht aan het evenwicht tussen werken en ontspannen, resultaten behalen en plezier hebben met elkaar;
  • Kies voor ontwikkel- en coachingsprogramma’s die werknemers uitdagen om te reflecteren op de eigen persoonlijkheidskenmerken, copingstijl en hulpbronnen;
  • Stimuleer leidinggevenden om in gesprek te gaan over de passie, talenten en energiegevers van hun werknemers. Zo vergroot je de kans dat zij de (nu nog) onbenutte talenten van werknemers (helpen) aanboren en inzetten;
  • Investeer in leiderschap. Goed leiderschap is grotendeels aan te leren;
  • Wijs werknemers op hun verantwoordelijkheid als het gaat om het maken van de juiste keuzes, bijvoorbeeld m.b.t. een passende functie, werkomgeving en de persoonlijke hulpbronnen (optimisme, hoop, veerkracht, zelfvertrouwen);
  • Schakel tijdig deskundige externe begeleiding in bij het vermoeden van een burn-out.

Samenvattend: Je staat als leidinggevende of HR-professional niet machteloos aan de zijlijn, als het gaat om het voorkomen van burn-out. Je kunt de voorwaarden scheppen voor een inspirerende en ondersteunende werkomgeving, onder andere door te investeren in programma’s voor fysieke en mentale vitaliteit en het faciliteren van bevlogenheid.

About Leona Aarsen

Leona Aarsen is coach, register counsellor, BCZ® registertherapeut en EMDR Master Practitioner. Ze werkt met hoogopgeleide professionals rondom de thema’s stress, burn-out, depressie en trauma. Haar opdrachtgevers zijn o.a. universiteiten, hogescholen, gemeenten, GGZ instellingen, bouwbedrijven, MKB.

Leave a Reply